Les questions que vous vous posez

Dans l’onglet « Suivi Prestations », cliquez sur le bouton « nouvelle mission ». Dans le pavé « informations mission », donnez un titre à votre mission. Vous avez la possibilité si vous le souhaitez de noter le type de mission pour la différencier d’autres missions. Enfin, dans le pavé « informations complémentaires », vous avez le loisir de rajouter toutes les informations utiles à la mission (coordonnées du client, du service facturation…)

Une fois les éléments renseignés, cliquez sur le bouton « créer la mission ». Vous serez toujours à temps d’effectuer des modifications si besoin.

Vous vous placerez ainsi dans les meilleures conditions pour choisir le coach le plus adapté à vos besoins.

Dès que vous avez validé les informations de la mission, d’autres champs apparaissent à l’écran. Ainsi, vous voyez alors s’afficher le pavé « Bénéficiaire(s) de la mission ». 

A cet endroit, vous pouvez renseigner les coordonnées (prénom, nom, tel et mail) de la personne ou des personnes qui vont bénéficier de votre prestation.

En effet, l’outil prévoit que vous vous adressiez à une personne seule comme à un groupe (pour une formation par exemple).

Lorsque vous avez créé une nouvelle mission, ou bien si vous souhaitez rajouter un RDV à une mission existante, il suffit de vous rendre sur le pavé « Rendez-vous ». Là, cliquez sur « + nouveau rendez-vous ». 

Seuls les champs « date » et « heure » de la fenêtre active sont obligatoirement renseignés (si aucune action n’est faire, la date du jour et l’heure du moment seront par défaut saisies). Les autres champs restent facultatifs.

Vous pouvez ainsi saisir le montant HT à encaisser par RDV et dans ce cas, il vous faudra remplir le champ « montant HT » pour chaque RDV. Vous pouvez préférer indiquer le montant de la prestation complète. Dans ce dernier cas, les autres RDV seront créés sans aucune mention de tarif. C’est vous qui arbitrez.

Dès que vous avez saisi la date et l’heure de votre rendez-vous et que vous avez cliqué sur le bouton « enregistrer » pour fermer la fenêtre « rendez-vous », alors votre rendez-vous s’affiche sur votre interface.

Dès que vous avez saisi la date et l’heure de votre rendez-vous et que vous avez cliqué sur le bouton « enregistrer » pour fermer la fenêtre « rendez-vous », alors votre rendez-vous s’affiche sur votre interface.

Si vous avez 2 activités distinctes, par exemple coach et formateur, vous pouvez choisir de libeller la mission différemment. Cela pourra être « C- Pierre Dupont » pour le coaching de Pierre ou encore « F – Allianz » pour une formation chez Allianz.

Si vous proposez des prestations en individuel et en groupe, vous pouvez préférer différencier vos 2 activités en précédant les libellés des missions par exemple par « IND – … »  et par « GPE – … ».

Si enfin votre activité se structure selon votre clientèle, particuliers et entreprise par exemple, alors vous pourrez choisir de nommer vos missions avec les préfixes « PART – … » ou « ENT – … ».

Vous l’aurez compris, l’outil a été conçu pour être souple et adaptatif à votre façon de travailler selon vos différentes activités.

Une fois votre structure d’intitulés de prestations trouvée, vous pourrez alors dans la barre de recherche effectuer des recherches avec les filtres que vous aurez mis en place.

Le pavé « Mémos » vous sert à noter le fruit de vos échanges durant la prestation, au fil de l’eau. Ces informations vous sont personnelles et n’ont pas vocation à être partagées avec un tiers.

Le contenu du pavé « Comptes-rendus » a pour vocation d’être partagé avec un tiers. 

Pour plus de visibilité dans l’archivage des notes, l’outil distingue les finalités de ces 2 pavés. Il est possible de télécharger un document par memo ou par compte-rendu. Nous vous proposons de structurer vos mémos par sous-sujet de façon à vous y retrouver plus facilement.

Dès l’édition de votre facture via votre outil comptable, nous vous conseillons de reporter les principaux éléments de cette facture. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur « Créer une nouvelle facture ». Vous pouvez choisir un libellé, rajouter dans le pavé « informations complémentaires » la référence client, le délai de paiement, … ou toute autre information qui vous paraîtra pertinente.

Dès la facture créée, elle apparaît dans l’onglet « suivi comptable » et fait apparaître dans la colonne la plus à droite le « reste à encaisser ».

Lorsque l’encaissement est réalisé, vous pouvez alors revenir sur votre mission dans l’onglet « suivi prestations » pour saisir votre encaissement en cliquant sur « Créer un nouvel encaissement ». Dès lors, vous verrez votre tableau de « suivi comptable » mis à jour au niveau du solde à encaisser.

Lorsque votre mission sera terminée, dans l’onglet « suivi prestations », vous pourrez cliquer sur « archiver la mission » en haut à droite de votre page mission. Vous pourrez toujours la réactiver si besoin.

A cette fin, il vous faut cliquer sur chaque RDV programmé pour cette mission, cliquer sur la case « RDV terminé » dans le pavé du RDV, et renseigner la durée réellement effectuée. L’idéal est de procéder à cette manipulation à chaque fin de RDV pour mesurer vos écarts.

Une fois cette manipulation faite, vous pouvez alors « archiver la mission » (que vous pourrez toujours réactiver si besoin). Ensuite vous est proposé la possibilité de « supprimer définitivement la mission ».